Zo ga je als product owner om met je stakeholders

Photo 1518349619113 03114f06ac3a

De eerste product owner-avond van 2020 is een feit. Samen met Digital Natives-klanten Boudewijn, Guus, Michel, Christianne, Rosanne en Tjebbe bespraken we stakeholdermanagement en al het moois en moeilijks wat daarbij komt kijken. Je leest vandaag vier van onze belangrijkste lessen over het slimmer managen van je stakeholders in een scrum- of anderzijds agile proces.

1. Je stakeholders in kaart brengen

Zorg dat je allereerst begrijpt wie je stakeholders zijn, en welke rol ze in jouw project spelen. Met welke stakeholders je precies werkt varieert per organisatie, maar de meeste product owners krijgen in meer of mindere mate te maken met directies, overheden, financiers, projectleiders, collega’s, redacteuren, mensen die je product of dienst gebruiken, beleidsmakers, budgethouders, andere afdelingen, partners, leden, leveranciers en soms zelfs familie of vrienden.

Niet iedereen is even belangrijk voor je project natuurlijk. Daarom is het slim om een stakeholdermap te maken. Je kunt je stakeholders bijvoorbeeld plotten op een axis van betrokkenheid bij- en zeggenschap over je project. Via verschillende kleuren post-its maak je vervolgens onderscheid tussen mensen die positief en negatief tegenover je project staan. Zo zie je al snel met welke verschillende categorieën stakeholders je te maken hebt. Denk bijvoorbeeld aan:

  1. Zeer betrokken aanhangers met veel zeggenschap
  2. Neutrale aanhangers met veel zeggenschap
  3. Zeer betrokken tegenstanders met veel zeggenschap
  4. Zeer betrokken tegenstanders met weinig zeggenschap

Voor elke groep bepaal je vervolgens een gepaste strategie om hen zo goed mogelijk bij je project te betrekken.

2. Vertrouwen en begrip zijn de sleutel tot succes

Stakeholdermanagement betekent werken met veel verschillende mensen – en dus veel verschillende meningen. Dat is lang niet altijd makkelijk. Je hebt te maken met variërende kennisniveaus, wisselend begrip over wat jij als product owner doet en verschillende visies. Iedereen heeft ideeën over waar jij en je team naartoe moeten gaan en die staan soms lijnrecht tegenover elkaar.

De sleutel tot een succesvolle samenwerking is wederzijds vertrouwen en begrip. Ga dus als product owner actief aan de slag met het creëren van vertrouwen bij je stakeholders en probeer te begrijpen waarom bepaalde mensen op bepaalde dingen blijven hameren. Wat zijn de drijfveren van je stakeholders? Begrijp je echt waar ze vandaan komen en welke achterliggende factoren er spelen? Het is essentieel dat je laat zien dat je luistert – wat natuurlijk niet hoeft te betekenen dat je alles klakkeloos overneemt. Aan jou juist de taak om ieders ideeën te filteren en te bepalen wat wel of niet in de sprint terecht komt. Het is daarom vooral zaak dat je goed uitlegt waarom je bepaalde keuzes maakt en waarom dit de beste aanpak voor het einddoel is. Als jij kunt laten zien dat je precies begrijpt wat er nodig is, groeit het vertrouwen van je stakeholders in jou en je team vanzelf.

3. Zeg ook eens ‘Ik weet het niet’

We hebben als product owners geleerd om goed af te bakenen en zeggen daarom regelmatig nee, maar zeg ook eens dat je iets niet weet. Bijvoorbeeld wanneer je een nieuw featureverzoek krijgt van een collega. Je zou direct kunnen zeggen dat je het niet doet, waarna je vervolgens waarschijnlijk in een discussie belandt. Als je aangeeft dat je niet weet of een idee goed bij je product past, biedt dat mogelijkheid tot een beter gesprek. Weet je collega zeker dat het een goed idee is en waarom dat zo is? Is er nagedacht over de beoogde gevolgen? Zal de conversie omhoog gaan? Is er veel impact aan de systeemkant?

Creëer een cultuur waarin het gebruikelijk is om met elkaar te overleggen over wat je als team wel en niet weet. Welke dingen weet je zeker, en welke dingen zijn een aanname? Heb je een bepaalde feature echt goed gevalideerd of is het een gevalletje n=1? Uiteraard neem je soms een gok zonder dat je precies weet of iets gaat werken, maar het inzicht dat je in een bepaalde onzekerheid opereert is altijd waardevol.

4. Het speelveld tussen techniek en bedrijfswaarde

Als product owner opereer je in een spanningsveld van techniek en bedrijfswaarde; die twee moet je constant goed op elkaar afstemmen. Waarschijnlijk heb je enerzijds te maken met een ontwikkelteam dat het liefst altijd optimale technische keuzes wil maken en anderzijds met een businessteam dat zoveel mogelijk features wil doorvoeren omdat de klanten daarom vragen.

Om de balans te bewaren is het waardevol om je technische team mee te nemen in de bedrijfskant, zodat zij begrijpen dat het product moet renderen en wat dat betekent qua ontwikkelkeuzes. Anderzijds zul je aan de bedrijfskant de waarde van ‘onzichtbare features’ en software updates moeten uitleggen, ook als deze veel tijd kosten en aan de voorkant niet veel veranderen. Het komt hier wederom neer op wederzijds begrip en vertrouwen. Niet alleen tussen jou en je stakeholders, maar ook tussen je stakeholders onderling. Help ze om elkaars perspectief te begrijpen en neem ze goed mee in alle afwegingen en gevolgen die daarbij horen. Dan zul je zien dat ze juist met je meedenken om te zorgen dat je product rendabel en technisch solide is.

Kom naar onze volgende product owner-avond

Dit jaar organiseren we om de maand een product owner avond die in het teken staat van kennisdeling met gelijkgezinden. De volgende staat gepland op 19 maart en zal gaan over doelen, data en metrics. Wil jij er ook bij zijn? Meld je dan aan via gauke@digitalnatives.nl, dan zorgen we dat je op de hoogte blijft.