Hoe menselijkheid je bedrijf beter maakt – bring your human to work
Sinds ik in 2011 begon heb ik Digital Natives zien groeien van een kleine start-up tot een volwassen, professioneel bedrijf met een gepassioneerd team. Als snelgroeiend bureau hebben we een hoop verandering doorgemaakt, en natuurlijk ook de nodige kinderziektes gehad. Wat echter nooit verandert, na al deze jaren, zijn de cultuur en bezieling van ons team. Dat is de voornaamste reden dat ik er al zo lang werk. We kennen een hoop routines en structuren die de persoonlijke en professionele ontwikkeling van onze teamleden voorop stellen, zoals een sport- en vitaliteitsprogramma; een intern coachingsysteem; driemaandelijkse teamdagen om aan onze langetermijnstrategie te werken en veel – heel veel – teambuilding-activiteiten.
We nemen al deze stappen omdat we er sterk in geloven dat performance beter wordt door in mensen te investeren. Ons team is veruit onze beste, meest waardevolle aanwinst. Hoewel we werken in een digitale wereld, begint en eindigt alles wat we doen met mensen. Het maken van een succesvol digitaal platform is afhankelijk van goede samenwerking, transparante communicatie, goed verwachtingsmanagement, constructieve feedback, het vieren van overwinningen en leren van fouten. Het is echt mensenwerk.
Misschien klinkt dit heel voor de hand liggend en simpel. Zou niet elk bedrijf dit zo moeten doen? Toch kan het heel lastig zijn om menselijk te blijven, als er moeilijke situaties ontstaan op de werkvloer. Daarom deel ik graag een paar bevindingen uit het boek Bring Your Human To Work van Erica Keswin, aangevuld met een paar eigen gedachten. Drie tips voor een human-centered bedrijf:
1. Bouw een fundament van vertrouwen
In 2016 zetten we de structuur van ons bedrijf radicaal op zijn kop, omdat we wilden proberen om in zelfsturende teams te werken. We begonnen met een pilot van zes maanden, waarin we werkten aan het opzetten van klantteams en workshops om onze zelfsturing vorm te geven. Maar waar te beginnen? In eerste instantie waren we geneigd om vooral veel structuur te creëren. Nadat we enkele experts hadden gesproken, beseften we echter dat we eerst ergens anders moesten beginnen: bij het team.
Teams zijn vaak gelukkiger, productiever en communicatiever als ze zijn gebouwd op een fundament van vertrouwen. Vertrouwen werkt als een verdubbelaar voor energie: het houdt het team dicht bij elkaar en creëert loyaliteit en betrokkenheid. Het verandert mensen die ‘toevallig’ bij hetzelfde bedrijf werken in een hechte groep. Simpeler gezegd: mensen die elkaar vertrouwen communiceren op een openere en eerlijkere manier. En wie beter communiceert werkt ook beter en productiever samen. Bonus: je krijgt meer plezier in het werk. Met een basis van vertrouwen krijg je een opwaartse spiraal, zonder worden de dalen diep.
Dit zette mij aan het denken: wat is eigenlijk eerlijk communiceren? Voor mij persoonlijk gaat het erom dat je eerlijk bent over jezelf. Wie ben ik als persoon, welke normen en waarden vind ik belangrijk? Waar word ik gelukkig van, waarvan ongelukkig? Wat is mijn talent? En - laten we deze niet vergeten - waar ben ik echt heel slecht in? Als je daarover eerlijk kunt zijn en duidelijk communiceert met je werkomgeving, kun je beter grenzen stellen voor jezelf en je team. Je helpt focus en plezier aanbrengen in je werk.
Dat klinkt natuurlijk goed, maar hoe bouw je zo’n basis van vertrouwen? We realiseerden ons als snel dat je dat niet over één nacht ijs voor elkaar krijgt, of in één teamdag. Om te beginnen trokken we een teamdag uit voor het delen van onze levensverhalen en onze persoonlijke normen en waarden. Een goede manier om het communiceren vanuit vertrouwen te ervaren en een eerste stap in de richting van zelfsturendheid. Sindsdien beginnen we elke meeting bij Digital Natives met een circle of trust, een korte check-in om te kijken hoe het met iedereen persoonlijk gaat en welke invloed dat heeft op het dagelijks werkleven.
2. Wees echt: spreek met een menselijke stem
Om een bedrijf van mensen tot wasdom te laten komen moet het eerlijk zijn, op elkaar afgestemd en tegelijkertijd trouw aan de waarden van het bedrijf. In andere woorden: wees jezelf en moedig elkaar aan om dat ook te zijn. In Bring Your Human To Work geeft Erica Keswin een aantal handreikingen.
Ten eerste: kernwaarden. Ken de kernwaarden van je bedrijf en gebruik ze bij iedere beslissing die je maakt. Zorg dat ze gezien en gehoord worden. Bij sommige bedrijven wordt zelfs iemand fulltime aangesteld om te realiseren dat de kernwaarden leven bij het hele bedrijf, vanaf een sollicitatie tot onboarding en bij het afhandelen van HR-taken. Het is van belang dat medewerkers zich gesterkt voelen om deze waarden op hun eigen manier tot uiting te brengen, waardoor zij echte, waardevolle verbindingen kunnen aangaan.
Veel bedrijven kennen inmiddels geen top-downstructuur meer, waarbij een manager bepaalt wat jij moet doen. Juist daarom zijn bedrijfswaarden zo belangrijk: ze stellen teamleden in staat om autonoom te opereren binnen hun werk.
Spreken met een menselijke stem betekent ook dat je eerlijk bent – al is eerlijkheid niet altijd de weg van de minste weerstand. Keswin telt hiervoor het zogeheten Schmutz Pact voor, een tactiek waarbij je zowel eerlijk als vriendelijk bent.
Op een dag lunchte ik met een goede vriendin, die me erop wees dat ik eten op mijn gezicht had zitten en het wegveegde voor me. Ik bedankte haar dat ze het soort vriendin was die zoiets voor me zou doen. Ze antwoordde: “we hebben toch een schmutz pact? Ik vertel jou dit soort dingen en jij vertelt ze aan mij”. Schmutz is yiddisch voor vuiligheid. We weten allemaal hoe waardevol vrienden zijn die voorkomen dat we schmutz op ons gezicht hebben.
Wanneer het gaat over feedback in het algemeen zijn mensen snel geneigd om het te verwarren met kritiek. Ze nemen aan dat anderen er aanstoot aan zullen nemen en dat feedback bedoeld is om fouten aan te stippen. Het voorbeeld van het Schmutz Pact laat zien dat het gaat om anderen vooruit helpen en dat feedback prima hand in hand kan gaan met vriendelijkheid.
3. Koester relaties
Iets wat iedereen kan doen om bij te dragen aan een meer menselijke werkplek is het in stand houden van goede relaties. Technologie speelt een belangrijke rol in bijna alles wat we doen – zeker hoe we communiceren – en dat maakt het des te uitdagender om de juiste mix van tech en betrokkenheid te vinden.
Ten eerste, maak van de relaties op je werk een prioriteit. Stel jezelf deze vragen: in hoeverre is mijn agenda een weerspiegeling van mijn kernwaarden? Hoe besteed ik het gros van mijn tijd? Is mijn agenda de baas over mij of heb ik zelf de controle over mijn tijd? Je agenda zou niet leidend moeten zijn. Probeer doelen te stellen voor de week of de maand en zorg dat je je agenda herindeelt op basis van die doelen. Ik weet zeker dat het zo makkelijker wordt om een meeting af te slaan en je collega’s netjes uit te leggen waarom het niet uitkomt. Maar wees ook flexibel, maak tijd voor die onverwachte, maar broodnodige 1-op-1 met een collega die door een moeilijke tijd gaat. Gun jezelf ook de ruimte om informatie te verwerken na een lange vergadering.
De gouden regel van relaties koesteren is dit: zorg dat het medium past bij de message. In ons werk omringen we onszelf met zoveel communicatietools: slack, email, whatsapp, jira, trello en ga zo nog maar even door. In drukke tijden is het verleidelijk om de etiquette van communicatie los te laten. Vraag jezelf daarom in elke situatie: wat is het beste medium om recht te doen aan deze relatie? Technologie is niet altijd de juiste oplossing. Natuurlijk kun je een e-mail sturen als je ergens een vraag over hebt, maar loop ook gewoon even naar de andere kant van kantoor als je om iemands mening verlegen zit. Ook als je met een complex vraagstuk zit, of als je gewoon een teamlid wilt high-fiven omdat die iets moois heeft klaargespeeld.
Meetings zijn een mooie kans om echte verbindingen aan te gaan en relaties te koesteren, maar wel alleen als we die meetings op de goede manier inrichten. Wat is die manier? Een goede meeting is in lijn met de kernwaarden van je bedrijf. Weet wie je bent en organiseer je meetings op een manier die daarmee strookt. Zorg dat je weet wat het doel is van de meeting, en zorg dat het doel klopt met de doelstellingen van je team of klant. Evalueer regelmatig je meetings. Hoeveel waren er nou echt productief? Welke hadden vervangen kunnen worden door een korte stand-up?
Ook essentieel voor een goede meeting: wees aanwezig. Fysieke en mentale aanwezigheid zijn niet hetzelfde. Dus als je besluit aanwezig te zijn, geef je collega’s dan ook je volle aandacht. Organiseer je meetings op zo’n manier dat de aanwezigen uitgedaagd worden om mee te doen. Start bijvoorbeeld met een manier om het ijs te breken, vraag aanwezigen om iets interessants over zichzelf te delen. Daadwerkelijk aanwezig zijn is een vereiste om relaties te onderhouden.
Hoe breng je je human to work in tijden van Corona?
Ik begon hieraan te schrijven vlak voor de wereldwijde coronacrisis. Terwijl de crisis zich ontvouwde voelde ik me er zo door overspoeld – de kinderen thuis, mijn echtgenoot in de stress over zijn restaurant – dat ik mezelf er niet toe kon zetten dit stuk af te ronden. In eerste instantie voelde het ook nogal ridicuul: schrijven over je human at work terwijl wereldwijd mensen hun banen kwijtraken, of erger dan dat. Op dit moment zitten we in week 9 van thuiswerken bij Digital Natives. Na een paar weken realiseerde ik me dat het juist nu van belang is om wel je menselijke kant in je werk mee te nemen, ook al is dat op afstand. In plaats van social distancing hebben we social embrace nodig: een virtuele omhelzing terwijl we fysiek afstand bewaren.
Het is belangrijker dan ooit om vertrouwen in elkaar te hebben, je zorgen te delen met je team, eerlijk te zijn over hoe je je voelt, en waar nodig ook om hulp te vragen. Bring your human to work, ook al speelt je werk zich even niet op kantoor af, maar thuis.
