Scrum op afstand: 5 lessen uit de lockdownperiode
Op donderdag 12 maart keken we met een aantal teamleden naar de persconferentie van Minister-president Rutte. Na een herhaling van de vertrouwde maatregelen (‘was vaak je handen’ en ‘nies en hoest in je elleboog’) werd het tijdens deze persconferentie menens. ‘Werk zoveel mogelijk thuis’ was één van de nieuwe maatregelen die werd afgekondigd. Gelukkig hadden we ons hier op voorbereid en was er al een mail uitgegaan naar het team om thuis een werkplek in te richten en de nodige spullen mee te nemen. En zo geschiedde.
Vol goede moed begonnen we de werkweek vanuit huis. Natuurlijk, het was wennen met de kinderen thuis – of juist helemaal alleen zonder collega’s – maar de eerste online meetings en stand-ups hadden ook wel iets speciaals. Lachend keken we naar elkaars partners, kinderen en katten en we spraken vooral veel over hoe iedereen die eerste dagen beleefde. Memes kwamen voorbij over wanhopige ouders die hun kinderen met duct tape de mond snoerden, over videocalls stiekem in je onderbroek en ga zo maar door. Totdat we dagen, zelfs weken verder waren en thuiswerken het nieuwe normaal werd. We hielden onze kwartaallijkse teamdag remote, de maandag kick-off was remote, pitches en presentaties en zelfs bootcamp on remote. En het belangrijkste: we startten het eerste project volledig remote.
Bij Digital Natives werken we volgens de scrumprincipes, een werkwijze die zich kenmerkt door met het team in 1 fysieke ruimte te zitten, met een fysiek scrumbord, een afgevaardigde van de klant (de Product Owner, PO) die intensief samenwerkt met het team op kantoor en communicatie, reviews en feedback on the spot. Korte lijntjes en intensieve, persoonlijke samenwerking. Door het Coronavirus waren we in 1 keer genoodzaakt het project volledig remote te starten en uit te voeren. Projectmanager en scrum master Gauke Tijssen documenteerde zijn learnings tijdens het proces. Hij deelt zijn 5 dingen die je moet weten over remote scrummen:
1. Calls zijn veel feitelijker dan meetings
In calls zijn we automatisch serieuzer dan wanneer we bij elkaar aan tafel zitten. ‘We cut to the chase’ tijdens telefonische vergaderingen. Voor de team spirit en de energie in het team is het juist belangrijk om niet alleen feitelijk te zijn: we hebben elkaar nodig voor reflectie en grapjes of om even te kunnen ontladen van de huiselijke irritaties. Juist daarom is het belangrijk om te starten met wat ijsbrekers. Benoem bewust zaken die niks met het werk te maken hebben: laat zien wat er in je huis hangt, hoe je werkkamer is ingericht, vertel over wat je hebt meegemaakt die week of iets grappigs wat je hebt gezien. Het zorgt ervoor dat de meeting vanzelf iets losser wordt en daarmee dragelijker
2. Calls zijn veel vermoeiender dan meetings
Aangezien je niet even langs iemand kan lopen en de chat niet voor alles geschikt is, heb je vaker online meetings en als je niet uitkijkt heb je er teveel. Calls zijn vermoeiender dan gewone meetings: je mist de dynamiek van schetsen op een whiteboard, lopen door de ruimte of tussendoor even een koffie halen. Je mist de normale interactie met je team. Ook de toonhoogtes door je headset of computer komen anders binnen dan als je bij elkaar aan tafel zit. Kijk daarom van tevoren goed wie er echt noodzakelijk zijn voor de meeting. Belast mensen niet met calls die eigenlijk niet nodig zijn. Laat je team ook weten dat ze zich vrij moeten voelen om te declinen als het niet noodzakelijk is. Ook handig: zet in de uitnodiging alvast een agenda, doel en gewenste uitkomst van een call zodat men kan inschatten of inbellen noodzakelijk is en je je beter voor kan bereiden.
3. Waterscrum werkt remote beter
Waar we normaliter het liefste volgens ‘full scrum’ werken, waarbij het team parallel aan elkaar werkt en teamleden nauw met elkaar samenwerken en beter op elkaar in kunnen spelen, is een waterscum aanpak on remote soms beter. Bij remote waterscrum gebruik je wel de voordelen van scrum zoals de events (stand-ups, reviews, demo’s) maar besluit je met voorbedachte rade om de designfase voor het belangrijkste deel los te trekken van de development fase. Een beetje watervalmodel bij de scrum, zo te zeggen. Bij de designfase betrek je vervolgens een developer voor input en bij de developmentfase een designer voor reviews. De disciplines staan daardoor wel goed met elkaar in contact maar werken iets gefaseerder omdat je helaas niet meer zo intensief kan overleggen en inchecken als op kantoor.
4. Het welzijn van je team heeft een hoge prio
Bij Digital Natives hechten we veel waarde aan het welzijn van mensen en richten we onze processen en het kantoorleven daar ook op in. We merkten direct dat het remote een stuk lastiger is om te checken hoe het nou echt met iedereen gaat en waar mensen op vastlopen. Op kantoor zie je al vaak aan iemands energie of houding dat het even niet lekker gaat of juist heel goed. In de stand-ups zijn we daarom gestart met een korte check-in aan het begin. Even een rondje hoe het met iedereen gaat. Zo krijg je al snel meer grip op het team en kan je altijd verder in gesprek als dat nodig is. Ook merkten we dat on remote de druk van deadlines of een ‘off day’ zwaarder werd voor de teamleden, omdat je het niet direct kan delen of pro-actief naar een oplossing moet zoeken. Daarom is het essentieel dat je als PM of scrummaster blijft hameren dat het resultaat of een deadline een team effort is en daar ook naar handelt door in gesprek te gaan met de klant over aanpassingen in de planning of deadline. Tot slot is het belangrijk om goed te polsen wat de persoonlijke voorkeur is van je tealeden remote werken is voor iedereen anders. Sommige mensen hebben juist behoefte aan een gezamenlijke start van de dag, anderen willen juist even in een focus modus. Geef je team de ruimte en flexibiliteit om het zo in te richten dat het voor hen het beste werkt.
5. Investeer meer tijd in de relatie met de PO
Op kantoor bouw je al snel een goede relatie op met de Product Owner doordat je veel persoonlijk contact hebt, vaak overlegt en de afsluiting van een demo viert met een biertje. Tijdens de coronacrisis hebben we sommige van onze PO’s niet eens persoonlijk mogen ontmoeten, dat maakt het lastiger om het ijs te breken en een goede vertrouwensband op te bouwen. Ook hier is het van belang om goed persoonlijk contact te hebben, te praten over hoe de ander remote werken ervaart, wat er nog meer in iemands leven speelt behalve werk. Voor het team is het ook erg belangrijk om de product Owner te kunnen benaderen als volwaardig lid van het team en niet als ‘de klant’ op afstand. Een goede samenwerking staat of valt bij elkaar vertrouwen,. Een eerste stap om daar te komen is wederom het ijs breken aan het begin van het traject. Organiseer eens een pubquiz met leuke weetjes over het team en de klant of een remote borrel.
